Informacije o prikupljanju i obradi osobnih podataka

Adriatic Explore d.o.o. (dalje: „Agencija“) posvećuje veliku pozornost zaštiti i obradi osobnih podataka. U obavljanju svoje registrirane djelatnosti Agencija obrađuje osobne podatke poštujući sve relevantne zakone i propise.

(1) Za obradu podataka odgovoran je Voditelj obrade:

Adriatic Explore d.o.o. za turizam i usluge, turistička agencija
Dubrovnik, Lapadska obala 18, OIB 71400577640
www.adriatic-explore.com / email: [email protected]

(2) Ako se koristimo uslugama vanjskih pružatelja za obradu vaših osobnih podataka („Izvršitelja obrade“), govorimo o obradi (osobnih podataka) po nalogu. I u tom smo slučaju odgovorni za zaštitu vaših osobnih podataka. Ipak, postoji mogućnost da se predmetni osobni podaci prenose i obrađuju izvan EU. Navedeni prijenos se izvršava ukoliko smo s pružateljem usluga kao Izvršiteljem obrade ugovorili primjerena jamstva ili pridržavanje obvezujućih propisa o zaštiti osobnih podataka ili ukoliko klijent izričito pristane na predmetni prijenos.

Ova Informacija o prikupljanju i obradi osobnih podataka (dalje: „Informacija“) opisuje koje podatke prikupljamo, na koji ih način obrađujemo te u koje ih svrhe upotrebljavamo, kao i Vaša prava povezana s vašim podacima. Svrha ove Informacije je informirati Vas o svim relevantnim značajkama prikupljanja Vaših osobnih podataka, njihove obrade i pohrane. Navedeno se odnosi na sve osobne podatke koje ste nam prenijeli putem elektroničke, pisane ili verbalne komunikacije odnosno koji su nam preneseni putem druge agencije s kojima ste i ako ste u ugovornom ili drugom sličnom odnosu, kao i podatke prikupljene iz drugih izvora.

Prilikom izrade rezervacije ili ponude, tražimo od korisnika osobne podatke potrebne za rezervaciju ili ponudu. Korisnik svoje podatke može ostaviti osobno, ili u ime korisnika to može napraviti druga osoba, ili nam korisnik podatke može dostaviti preko prijavnog obrasca ili mailom.

Osobni podaci koje prikupljamo

Obrađujemo sljedeće osobne podatke:

1. Vaše osnovne osobne podatke koje nam Vi ili treće osobe stavljate na raspolaganje – Ime, prezime, država i grad i adresa prebivališta, mail adresa, telefonski broj, dob djeteta, ime i prezime djeteta i datum rođenja, posebni zahtjevi i navike, te podatke Vaših suputnika; podatke potrebne za izvršenje rezervacije – broj kreditne kartice, kontakt podatke u slučaju nužde – ime i prezime, broj telefona; druge potrebne podatke – e-mail adresa, zdravstvene podatke – u slučaju zahtjeva za posebnim režimom prehrane ili potrebe za liječnikom, podatke u vezi korištenja web-a – IP adresa, posjeti web stranici, podaci sa društvenih mreža i slični podaci u vezi korištenja Internet pretraživača.
2. Prijava klijenta za putovanje, aranžman ili druge usluge – Ime i prezime, datum rođenja, država rođenja, državljanstvo, spol, broj osobnog dokumenta (osobna iskaznica, putovnica, vozačka dozvola), datum izdavanja, mjesto izdavanja i datum trajanja putovnice ili drugog odgovarajućeg osobnog dokumenta, broj vize ukoliko klijent podliježe viznom režimu, broj kreditne kartice ili podatke o drugom sredstvu plaćanja.

Svrha prikupljanja osobnih podatka i pravna osnova obrade
Agencija određuje svrhu i sredstva obrade osobnih podataka te se u tom smislu smatra voditeljem obrade osobnih podataka. Na temelju pisanog zahtjeva utemeljenog na važećim propisima, Agencija je nadležnim državnim tijelima (npr. sudovima, policiji, turističkoj inspekciji itd.) obvezna dostaviti ili omogućiti pristup određenim osobnim podacima klijenata. Pravna osnova za obradu podataka u ove svrhe jest ispunjavanje zakonskih obveza Agencije.

Osnovna svrha prikupljanja osobnih podataka je sklapanje/izvršavanje ugovora o organiziranju putovanja i posredničkog ugovora o putovanju i pružanja turističke djelatnosti, ili kako bi se poduzele radnje na Vaš zahtjev prije i tijekom ugovora. Pritom opseg osobnih podataka koje prikupljamo ovisi o vrsti ugovora koji namjeravate sklopiti ili sklapate ili zahtjevu za ostvarivanjem prava (vrsta pružene usluge i cijena). Radnje na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora podrazumijevaju provjeru vaših zahtjeva i potreba, prema potrebi provjeru primjerenosti ili prikladnosti proizvoda i usluga vašim posebnim okolnostima, a sve s ciljem izrade ponude i/ili informativnog izračuna. U svakom pojedinom slučaju opseg osobnih podataka koje prikupljamo ovisi o vrsti postavljenog zahtjeva te informacijama koje će biti potrebne kako bi se zahtjev ispunio. Svrha obrade osobnih podataka može biti obveza Agencije o ispunjenju ugovorenih usluga s takvim pružateljem usluga. Slijedom navedenog, prikupljanje osobnih podataka s obzirom na definiranu svrhu predstavlja ugovornu obvezu te uvjet nužan za sklapanje ugovora. Ako odbijete dati pojedine podatke, nećemo moći ispuniti svoje ugovorne obaveze što će rezultirati nemogućnošću sklapanja ugovora i usluga turističke djelatnosti. Podaci potrebni za izvršenje ugovorne obveze su nam potrebni sukladno internim pravilima Agencije, te nije moguće rezervirati a time ni sklopiti predmetni ugovor bez otkrivanja navedenih podataka, a koji se čuvaju do prestanka ugovora.

Broj kreditne kartice ili drugog sredstva plaćanja prikuplja se jer je potreban radi sklapanja i izvršavanja ugovora s klijentom. Koristi se kao osiguranje za plaćanje troškova smještaja i drugih usluga koji bi mogli nastati u slučaju da klijent sam ne podmiri dugovanje prema Agenciji. Navedeni se podaci koriste i za plaćanje usluge.

Kontakt podatke u slučaju nužde obrađujemo temeljem legitimnih interesa odnosno potencijalne situacije kada je nužno i neodgodivo Vama bliskim osobama prenijeti određene relevantne informacije (u slučaju izvanrednih okolnosti kao što su bolest, nezgoda itd.). Druge potrebne podatke odnosno e-mail adresu obrađujemo temeljem legitimnog interesa za kvalitetnom komunikacijom između ugovornih strana u svrhu ispunjenja svih aspekata ugovora, odnosno lakše komunikaciju u smislu organizacije Vašeg dolaska i rezervacije samog smještaja, koje podatke također brišemo prestankom ugovora o pružanju usluge smještaja.

Podatke klijenta čuvamo kako bismo zaštitili legitimne interese klijenta ili naše legitimne interese, a u skladu s važećim zakonskim propisima. To na primjer može uključivati čuvanje podataka klijenta kako bismo na najbolji način mogli odgovoriti na eventualne prigovore klijenata, upotrebu podataka klijenata radi sprječavanja, otkrivanja i procesuiranja zloupotreba na štetu klijenata ili Agencije, osiguravanja sigurnosti zaposlenika, klijenata, proizvoda i usluga Agencije, kreiranja usluga i ponuda koje odgovaraju potrebama i željama klijenata, osiguravanja vrhunskog korisničkog iskustva, personalizirane korisničke podrške, istraživanja i analize tržišta, optimizacije prodajnih kanala itd. Pravna osnova za obradu podataka u ove svrhe jest legitiman interes Agencije, osim kad su od tog interesa jači interes ili temeljna prava i slobode koje zahtijevaju zaštitu podataka klijenta i/ili pravna osnova zaštite ključnih interesa klijenta ili druge fizičke osobe. Iznimka su slučajevi kada je pravna osnova privola.

Posebne kategorije osobnih podataka

Zbog prirode putničkih usluga može se dogoditi potreba za obradom posebno zaštićenih kategorija osobnih podataka koji se odnose na zdravlje klijenta i to isključivo u svrhu izvršenja ugovora između Agencije i klijenta, ili između organizatora putovanja u paket aranžmanu i klijenta, odnosno obavljanja radnji koje prethode sklapanju ugovora. Smatrat će se da je klijent koji je Agenciji dao podatak iz posebne kategorije osobnih podataka time izričito iskazao svoju privolu na obradu takvih podataka.

Načelno se ne vrši obrada sljedećih tipova osobnih podataka: podaci koji se odnose na rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja, članstvo u sindikatu, genetski podaci, biometrijski podaci u svrhu jedinstvene identifikacije pojedinca te podaci koji se odnose na zdravlje, spolni život i seksualnu orijentaciju pojedinca.

Gore navedene kategorije osobnih podataka Agencija ipak obrađuje u sljedećim situacijama: 1) klijent je dao izričitu privolu za obradu tih osobnih podataka i to za jednu ili više određenih svrha, osim ako primjenjivi propisi navode da takva privola ne proizvodi učinak; 2) obrada je nužna za zaštitu životno važnih interesa klijenta ili drugog pojedinca ako klijent fizički ili pravno nije u mogućnosti dati privolu; 3) obrada se odnosi na osobne podatke za koje je očito da ih je objavio klijent, 4) obrada je nužna za uspostavu, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva ili kad god sudovi djeluju u sudbenom svojstvu; 5) obrada je nužna za potrebe značajnog javnog interesa na temelju primjenjivih propisa koje je razmjerno željenom cilju te kojim se poštuje bit prava na zaštitu podataka i osiguravaju prikladne i posebne mjere za zaštitu temeljnih prava i interesa ispitanika; 6) obrada je nužna u svrhu preventivne medicine, medicinske dijagnoze, pružanja zdravstvene ili socijalne skrbi ili tretmana ili upravljanja zdravstvenim ili socijalnim sustavima i uslugama na temelju primjenjivih propisa.

Svi Vaši osobni podaci koje ste nam Vi ili treća strana prenijeli obrađuju se sukladno svrsi njihove obrade (pri tome napominjemo da ukoliko putujete sa djecom mlađom od 16 godina, njihove osobne podatke neovisno o osnovi obrađujemo samo na temelju Vašeg izričitog pristanka).

Poveznice na web-mjesta i usluge trećih strana

Naša web stranica i naši mobilni programi, wi-fi mreža bilježe podatke vašeg korištenja te sadržavaju poveznice na web-mjesta trećih strana. Imajte na umu da nismo odgovorni za prikupljanje, uporabu, održavanje, razmjenjivanje ili objavljivanje podataka i informacija tih trećih strana. Pružate li podatke na web-mjestima trećih strana odnosno služite li se njima, vrijede pravila o privatnosti i uvjeti uporabe tih web-mjesta. Preporučujemo da prije davanja osobnih podataka pročitate pravila o privatnosti web-mjesta koja posjećujete.

Agencija će poduzeti sve razumne mjere kako bi zaštitilo Vaše osobne podatke od neovlaštenog pristupa, otkrivanja, izmjene ili uništenja, i održati osobne podatke preciznim i ažurnim koliko je moguće. Mi zahtijevamo od naših partnera i dobavljača usluga s kojima dijelimo osobne podatke da ulože razumne napore u svrhu održavanja povjerljivosti Vaših osobnih podataka. Za mrežne transakcije primjenjujemo razumnu razinu tehnoloških mjera kako bismo zaštitili osobne podatke koje dijelite s nama putem našeg web mjesta. Pri tom dakako moramo uzeti u obzir da ni jedan sigurnosti sustav ili sustav internetskog prijenosa podataka ne može jamčiti potpunu sigurnost.

Legitimni interesi Agencije kao svrha obrade osobnih podataka

Vaše ćemo osobne podatke obrađivati za potrebe naših legitimnih interesa osim kada će pred tim interesima prednost imati vaši interesi ili Vaša temeljna prava i slobode koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka. Legitimni interes Agencije u tom smislu je obrada osobnih podataka kako bi se naša usluga u potpunosti prilagoditi Vašim potrebama i željama (npr posebni putni aranžmani). Navedene podatke također možemo koristiti za naše interne statističke i analitičke svrhe.

Ovom legitimnom interesu Agencije možete prigovoriti u svako doba te u tom slučaju vaše podatke više nećemo obrađivati u tu svrhu, a to neće utjecati na zakonitost obrade do dana povlačenja. U svakom slučaju, za izravni marketing moramo imati Vašu izričitu privolu.

Privola

Privola je pravni temelj za prikupljanje osobnih podataka o praćenju kvalitete naših putnih aranžmana. Agenciji je stalo do Vašeg mišljenja o pruženim uslugama te Vas u tu svrhu možemo zamoliti da ispunite tzv. upitnike kvalitete kako bi nas mogli ocijeniti. Navedeno nam omogućava da analiziramo razne aspekte naše usluge kako bi je mogli razvijati i još više unaprijediti.

Na upitniku se klijenta obavještava da je davanje bilo kakvih osobnih podataka dobrovoljno. Klijent sam odlučuje hoće li popuniti upitnik ili ne, odnosno ako ga popunjava, sam odlučuje hoće li navesti osobne podatke i koje. Ukoliko se obrada prethodno navedenih podataka temelji na Vašem pristanku, navedene podatke obrađujemo sve dok ne povučete predmetni pristanak odnosno zahtijevate brisanje navedenih. Sukladno navedenom, na temelju Vašeg pristanka možemo također obrađivati i druge osobne podatke izvan onih navedenih u ovoj Informaciji. U vezi navedenog napominjemo da sukladno primjenjivim propisima Agencija ipak ne provodi brisanje unatoč zahtjevu klijenta u mjeri u kojoj je obrada tih osobnih podataka nužna: a) radi poštivanja pravne obveze kojom se zahtijeva obrada a kojoj obvezi Agencija podliježe, ili za izvršavanje zadaće od javnog interesa, b) radi ostvarivanja prava na slobodu izražavanja i informiranja; c) zbog javnog interesa u području javnog zdravlja d) u svrhe javnog interesa, povijesnog ili znanstvenog istraživanja ili u statističke svrhe odnosno radi ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.

Pri obradi Vaših osobnih podataka koji se temelje na Vašem pristanku dijelom primjenjujemo i automatizirane procese za obradu ili profiliranje, kako bi kontakt s Vama bio individualniji te kako bi mogli našu uslugu u potpunosti prilagoditi Vašim potrebama i željama (npr posebni grupni paketi).

U slučaju davanja marketinške suglasnosti za koju tražimo Vašu izričitu privolu, Vaši osobni podaci iznimno mogu biti predmetom automatizirane obrade temeljem koje će biti izrađen vaš profil u svrhu analize pruženih usluga i ostvarenih prava te u svrhu unaprjeđivanja kvalitete poslovnog odnosa. Automatizirano donošenje odluka, što uključuje i izradu profila, provodit ćemo u svrhu analize pruženih usluga i ostvarenih prava te u svrhu unaprjeđivanja kvalitete poslovnog odnosa i obrade podataka temeljem privole u marketinške svrhe, s ciljem unapređivanja kvalitete poslovnog odnosa i marketinga te kako bismo vas ciljano obavijestili o pogodnostima i novinama iz naše ponude. Ako takva obrada osobnih podataka nije potrebna za sklapanje ili izvršenje ugovora, imate pravo zatražiti da o ishodu obrade odluči osoba zaposlenik Agencije, pravo na izražavanja vlastitog stajališta te pravo na osporavanje odluke donesene automatiziranom obradom. Ovim putem isto tako napominjemo da je korištenje Vaših osobnih podataka u marketinške svrhe moguće samo temeljem Vašeg izričitog pristanka. Ukoliko nam pružite navedeni pristanak, pravodobno ćemo vas obavještavati o svim pogodnostima, popustima, događanjima i pripadajućim uslugama za koje vjerujemo da bi Vam bile od interesa. Navedeni pristanak možete povući u svakom trenutku na način da nas obavijestite preko kontakta navedenog u uvodnom djelu ove Informacije.

Kome će vaši osobni podaci biti otkriveni

Agencija osigurava da se vaši osobni podaci obrađuju isključivo u svrhe koje su navedene u ovom dokumentu. Svrha obrade osobnih podataka zahtijevat će da vaši osobni podaci budu otkriveni te da ih uz Agenciju obrađuju i druge osobe u svojstvu izvršitelja obrade. Kategorije izvršitelja obrade kojima će vaši podaci biti otkriveni obuhvaćaju tijela državne i javne vlasti, pružatelje informatičkih i pravnih usluga, hoteli, partnerske agencije, poduzetnici koji pružaju usluge koji bi Vam mogli biti od interesa i slično.

Izvršitelji obrade osobnih podataka, s iznimkom tijela državne i javne vlasti, podatke obrađuju isključivo prema uputama Agencije, poštujući pritom tehničke i organizacijske mjere kako bi se osigurala zaštita Vaših prava.

Podatke prosljeđujemo trećoj strani kad je to potrebno da bismo klijentu pružili ugovorenu uslugu ili tražene informacije (zrakoplovni prijevoznici, autobusni prijevoznici, osiguravatelji, banke, smještajni objekti, druge turističke agencije, veleposlanstva ili uredi za dobivanje viza). Zatim, u slučajevima kada je Agencija posrednik u putovanju u paket aranžmanu. Podatke prosljeđujemo trećoj strani, u ovom slučaju organizatoru putovanja u paket aranžmanu, kako bi isti klijentu mogao pružiti ugovorenu uslugu.

Gdje će se obrađivati vaši osobni podaci

Obrada vaših osobnih podataka može se provesti unutar ili izvan europskog gospodarskog područja, ali će u svakom slučaju biti provedena od izvršitelja obrade čije su odgovornosti i obveze zaštite osobnih podataka te primjenjive tehničke i organizacijske mjere zaštite propisane ugovornim odnosom u skladu sa svim zakonskim propisima koji uređuju zaštitu osobnih podataka. Međutim, Agencija unatoč svim razumnim naporima ne može u potpunosti garantirati da će razina zaštite osobnih podataka u trećim zemljama biti istovjetna onoj unutar EU. Navedena obrada će se vršiti samo kada je to nužno sukladno ugovoru, i to samo ako su pritom ugovorena određena jamstva u odnosu na zaštitu predmetnih podataka, ili je klijent pružio svoju izričitu privolu za navedeno, zajedno sa razumijevanjem rizika koje obrada podataka izvan EU može donijeti.

U svrhu zaštite osobnih podataka svojih klijenata koristimo najbolje poslovne prakse u području turizma. Kontinuirano prilagođavamo naše interne procese kako bismo postigli optimalnu razinu zaštite osobnih podataka. Pritom koristimo različite organizacijske mjere i tehnička sredstva zaštite podataka korisnika od neovlaštenog uvida, promjene, gubitka, krađe ili druge zloupotrebe podataka.

Razdoblje u kojem će osobni podaci biti pohranjeni

Vaši osobni podaci bit će pohranjeni samo onoliko dugo koliko je potrebno radi ispunjenja svrhe za koju se obrađuju. Razdoblje čuvanja osobnih podataka ovisi o svrsi prikupljanja. Ako je riječ o sklapanju ugovora odnosno pružanju usluga turističke djelatnosti, to razdoblje bit će određeno vremenom trajanja samog ugovora odnosno naplate tih usluga u smislu zakonske obveze čuvanja isprava. Produljenje tog razdoblja propisano je internim pravilima Agencije, koja pak ovise o zakonom propisanim rokovima zastare potraživanja ili se ti rokovi mogu produljiti s obzirom na zakonom definirane rokove čuvanja kao što je u slučaju računovodstvenih dokumenta.

Prava u odnosu na prikupljene osobne podatke

U vezi sa podacima koje ste nam otkrili imate (I) pravo uvida u osobne podatke koji se obrađuju, (II) pravo na ispravak ili brisanje osobnih podataka, (III) pravo na ograničavanje obrade, (IV) pravo na ulaganje prigovora na obradu, (V) pravo prenijeti podatke drugom voditelju obrade, (VI) pravo povući privolu, (VII) pravo podnošenja prigovora nadzornom tijelu. Za ostvarenje svih ovdje navedenih prava, jednostavno nas obavijestite sukladno kontaktima prema uvodnim podacima ove Informacije.

Pravo na podnošenje prigovora nadzornom tijelu

U svakom trenutku možete podnijeti prigovor na obradu vaših osobnih podataka nadležnom nadzornom tijelu sukladno Zakonu o provedbi opće uredbe o zaštiti osobnih podataka ili drugom pozitivnom propisu koji uređuje zaštitu osobnih podataka i određuje nadzorne ovlasti u pogledu obrade osobnih podataka.

Ostale informacije

Informaciju možemo s vremena na vrijeme promijeniti. Kada napravimo materijalne promjene ove Informacije, objavit ćemo poveznicu na izmijenjenu Informaciju na početnoj stranici naše web stranice. Sve izmjene u Informaciji postat će valjane nakon objavljivanja izmijenjene Informacije na web-mjestu.

Ova Informacija o prikupljanju i obradi osobnih podataka primjenjuje se od 25. svibnja 2018. godine sukladno Uredbi EU 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i slobodnom kretanju takvih podataka od 27. travnja 2016. godine (Opća uredba o zaštiti podataka – GDPR).1